Сектор документационного и информационного обеспечения

АЛЕКСЕЕВА АННА ВАЛЕНТИНОВНА
заведующий сектором

Адрес: г. Иваново, пл. Революции, д.2/1, каб. 332
Телефон: +7 (4932) 32-90-34
E-mail: kna@adminet.ivanovo.ru

ПАВЛОВСКАЯ ДАРЬЯ СЕРГЕЕВНА
ведущий специалист-эксперт

Телефон: +7 (4932) 30-05-67

ПРОСКУРА ДМИТРИЙ ВЛАДИМИРОВИЧ
консультант

Телефон: +7 (4932) 32-64-63
E-mail: proskura@gov37.ivanovo.ru

I. Задачи

  1. Организация документационного и информационного обеспечения Департамента, направленное на выполнение возложенных на него функций и задач.
  2. Обеспечение функционирования системы делопроизводства в Департаменте с использованием системы электронного документооборота Правительства Ивановской области.
  3. Материально-техническое обеспечение Департамента компьютерной техникой.

II. Функции

  • Организация и разработка проектов организационных решений по вопросам документационного и информационного обеспечения деятельности Департамента;
  • Разработка методических материалов и рекомендаций по вопросам документационного и информационного обеспечения деятельности Департамента;
  • Оказание методической помощи структурным подразделениям и государственным гражданским служащим Ивановской области, замещающим должности государственной гражданской службы в Департаменте по вопросам документационного и информационного обеспечения Департамента;
  • Мониторинг действующего законодательства и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Ивановской области, относящимся к сфере деятельности сектора;
  • Организация делопроизводства в Департаменте и секторе, в том числе с использованием СЭДО;
  • Осуществление приема, регистрации, распределения входящей корреспонденции Департамента с использованием СЭДО;
  • Осуществление приема, регистрации, распределения факсимильных сообщений, телефонограмм, направляемых в Департамент, с использованием СЭДО;
  • Обеспечение в установленном порядке приема, регистрации, учета и хранения, распределения и контроля исполнения поручений, относящихся к информации и документации с грифом «Для служебного пользования», поступающей в Департамент, доведение ее до начальника Департамента, направление решений или информации о ее исполнении в установленном порядке в соответствующие органы и организации.
  • Подготовка проектов резолюций начальника Департамента;
  • Обеспечение постоянного мониторинга контрольных поручений начальника Департамента с использованием СЭДО и представление сведений начальнику Департамента об исполнительской дисциплине в Департаменте;
  • Осуществление регистрации и направления исходящей корреспонденции Департамента в СЭДО, почтой России;
  • Обеспечение регистрации приказов и распоряжений Департамента;
  • Обеспечение передачи корреспонденции в соответствии с резолюциями начальника Департамента начальникам управлений, отделов, секторов или конкретным исполнителям, размножения в соответствующих целях служебной документации Департамента;
  • Организация взаимодействия со структурными подразделениями аппарата Правительства Ивановской области, отвечающими за документационное обеспечение в аппарате Правительства Ивановской области;
  • Обеспечение проведения Всероссийского дня приема граждан, ежегодно 12 декабря;
  • Рассмотрение, анализ и подготовка решений по обращениям и жалобам физических и юридических лиц по вопросам, входящим в компетенцию Департамента, относящимся к сфере деятельности сектора;
  • Участие в разработке условий коллективного договора Департамента;
  • Представление интересов Департамента суде, а так же других государственных и общественных организациях по вопросам, относящимся к сфере деятельности сектора;
  • Подготовка планов работ сектора, контроль исполнения планов работ сектора;
  • Организация и осуществление в соответствии с законодательством Российской Федерации работы по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Департамента;
  • Обеспечение в пределах своей компетенции защиты сведений, составляющих государственную тайну;
  • Подготовка предложений для представления государственных гражданских служащих, замещающих должности государственной гражданской службы в секторе, к поощрениям и награждениям;
  • Составление графика отпусков государственных гражданских служащих, замещающих должности государственной гражданской службы в секторе, внесение изменений в него;
  • Организация и контроль за прохождением профессиональной переподготовки, повышения квалификации, стажировки работниками сектора;
  • Организация закупки и закупка компьютерной техники, необходимой для обеспечения деятельности Департамента и создания необходимых условий исполнения государственными гражданскими служащими Ивановской области, замещающими должности государственной гражданской службы Ивановской области в Департаменте своих должностных обязанностей;
  • Организация ремонта компьютерной техники и контроль его выполнения;
  • Организация внутренней телефонной связи и поддержание ее в рабочем состоянии;
  • Организация обслуживания и техническая поддержка серверов и установленных на них баз данных «1С Бухгалтерия», «Свод КС», «Бюджет КС», СУФД (система удаленного финансового документооборота), «Торговый реестр»;
  • Администрирование информационно-аналитических систем мониторинга социально-экономического положения Ивановской области, техническое сопровождение государственной автоматизированной информационной системы «Управление», автоматизированной системы прогноза объемов закупок (АС ПОЗ), ПО ССТУ (сетевой справочный телефонный узел) для проведения общероссийских дней проёма граждан;
  • Организация работ по ведению и совершенствованию информационной структуры официально сайта Департамента в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, размещение информации на официальном сайте, подготовленной и предоставленной структурными подразделениями Департамента в соответствии с требованиями действующего законодательства;
  • Иные функции в соответствии с поручениями начальника Департамента.